Come creare un database con Access

Se non hai idea di come creare un database con Access; in questa guida alla creazione di un archivio di dati ne ho descritto tutti passaggi. Gestire un azienda o il bilancio familiare conservando i dati in un database; ci consente di tenere a portata di mano il rendiconto delle nostre attività nel momento in cui ne abbiamo bisogno. La procedura per creare un database in MS Access 2019; versioni precedenti e “Office 365” è la stessa.

Le basi di dati

Prima di entrare nel vivo di questa guida su come creare un archivio di dati con Access “in Windows”; introduciamo alcune cose a riguardo delle “basi di dati”. I database creati con Access non sono di tipo (No Sql)! Come MySQL, Access è un software per creare basi di dati di tipo “relazionali”, DBMS (Database Management System); i quali consentono di gestire dati anche in relazione tra più tabelle. Access fa parte del pacchetto di Microsoft Office e sui PC è disponibile solo per sistemi Windows; per questioni di compatibilità, tieni presente che dalla versione 2007 il formato file è (accdb).

Come creare un database con Access

In questa guida su come creare un database con Access saremo noi a creare la struttura dati; quindi non useremo un modello già pronto! In tal caso avresti bisogno di una guida per gestire un database, non per crearlo! giusto? ok. Avvia Access con un doppio clic del tasto sinistro del mouse dal menu principale che trovi in Microsoft Office; poi clicca su Database Desktop vuoto ed assegna nome e percorso file.

Come creare un database con Access
Come creare un database con Access

Fai clic con il tasto destro del mouse su (Tabella1) sotto la voce Tabelle; posizionata a sinistra in (Tutti gli oggetti), per aprire il menu opzioni e poi clicca su Visualizzazione struttura. Al messaggio di (Salva con nome) è possibile modificare il riferimento tabella se si desidera.

Creare una tabella in Access
Creazione di una tabella in Access

In visualizzazione struttura nella colonna Nome campo, in prima posizione troviamo la voce (ID) “identificatore”; è impostato come chiave primaria, di auto incremento e di tipo numerico, non toccarlo! Nella riga successiva, assegna un riferimentoalla alla cella e poi clicca di fianco nella colonna (Tipo dati) per aprire il menu a tendina; seleziona il tipo di dato, ad esempio (Valuta) se vuoi descrivere il prezzo di un prodotto.

Come impostare il tipo di dati in Access
Come impostare il tipo di dato in Access

A questo punto in egual modo, crea tutti i campi necessari di cui ai bisogno per la struttura del database! Al termine fai clic su Visualizza che trovi in prima posizione nella scheda menu di Progettazione; poi clicca su Visualizzazione foglio dati.

Database Access in visualizzazione struttura
Database in Access

Creare una maschera in Access

La struttura del database è stata creata, quindi si possono inserire i dati nel nostro archivio ma il design lascia a desiderare; quindi fai clic su Crea per aprire la scheda menu e poi clicca su Creazione guidata maschera. Nella finestra che si apre puoi:

  • Selezionare tutti campi per inserirli nella maschera con un clic; sul pulsante delle doppie parentesi angolari (>>).
  • Inserire un campo dati per volta con il pulsante (>); importando solo quelli di interesse.
  • Fare doppio clic con il tasto sinistro del mouse solo su i campi che vuoi inserire nella maschera.
Layout di maschera in Access
Creazione guidata maschera in Access

Terminata la selezione dei campi per la struttura dati; premi su Avanti. Nel passaggio successivo imposta il layout per la visualizzazione ma il mio consiglio è di lasciare le impostazioni predefinite; poi premi su Avanti, inserisci il titolo e clicca su Fine.

Creare una maschera in Access
Impostare layout di maschera

A questo punto che è stata creata l’ interfaccia grafica per il database; si può scorrere tra i record per visualizzare i dati con la barra dei record.

Come creare un database con Access
Maschera di Access

Conclusioni

In questo articolo abbiamo visto come creare un database con Access “base”; quindi ti consiglio di approfondire funzionalità come query, macro, formule e report per gestire i dati in modo avanzato.